يقع الكثيرون في حيرة من أمرهم حين يرغبون في إجراء مراجعات لبعض المشاريع التي تجول بخاطرهم ويريدون تنفيذها، وعلى الرغم من صعوبة

تلك المسألة وما تُشكِّله من تحديات، قد تكون مهمة يسيرة إذا تم الالتزام بالنقاط السبع التالية:

1– تحديد ما تبحث عنه:

 يجب الانتباه بهذا الشأن إلى أمرين هامين لكي تركز عليهما ما دام مدير المشروع غير معترض، وهما إدارة المخاطر والجدول الزمني للمشروع،

ومعرفة أن المراجعات تهدف لتحديد مواطن المشكلات، وهو ما يساعد على إعادة المشروع إلى مساره الصحيح، دون الدخول في أيّ أمور جانبية، كما

يجب الانتباه لما لا يتم فعله وذلك للحصول على كامل المعلومات والبيانات.

.

2– الحصول على بعض قوالب العمل: 

البرنامج أو النظام المكتبي الذي تسير عليه قد يكون مزوّداً ببعض قوالب إدارة المشروعات النموذجية التي يمكن استخدامها في مراجعة المشروعات.

وإن لم تتمكن من إيجاد أي شيء فبمقدورك التحدث مع أحد الزملاء ممن سبق له القيام بإحدى مراجعات المشاريع من قبل.

.

3– عدم الاكتراث بتعلّم التفاصيل:

 ذلك من منطلق أن المشروعات تختلف من واحد لآخر، ولا يكون بوسعك أن تتوقّع التفاصيل الفنية للمشروع الذي تقوم بمراجعته.

.

4– مقابلة مدير المشروع:

 يمكنك تقاسم قالب المراجعة الخاص بك مع المدير المسؤول عن المشروع لكي يعرف ما الذي ستستفسر عنه. ويمكنك

سؤاله إن كان يريد الاستفسار منك عن أمر ما، ثم يمكنكما معاً تفحص قوالب المراجعة.

.

5- مراجعة المشروع:

 حيث يكون لزاماً عليك مراجعة المشروع، ويمكن تحقيق ذلك من خلال العمل مع أعضاء فريق العمل المعنيين ومراجعة الوثائق

والمواد الإلكترونية المتاحة.

.

6- إعداد التقرير الخاص بك: 

يُنصح بإعداد النتائج التي توصلت إليها في الصيغة التي اتفقت بها مع مدير المشروع. ويمكنك تقسيم التقرير إلى أجزاء خاصة بإدارة المخاطر، الجدول

الزمني، الميزانية، الاتصالات بين أفراد الفريق أو أي شيء آخر.

.

7– تقاسم النتائج: 

يمكنك تحديد موعد مع مدير المشروع لكي تطلعه على النتائج التي توصلت إليها، ويفضّل أن ترسل له نسخة من تقريرك مقدماً لكي تتيح له الفرصة

لمراجعة الوثيقة فيأتي إلى الاجتماع وبحوزته ما يود الحديث عنه من تعليقات.