من العادي جداً أن يكون لدى كل شخص من الأشخاص مئات المهام التي يجب عليه القيام بها يومياً، لكن هذا
لا يمكن أن يصرف طاقاتك و يعيق إنتاجيتك.
المشكلة تكمن في أنه عندما يصبح الأمر روتينياً ولا تتمكن من القيام بكل ما تحتاج إليه في كل يوم.
لكن من المهم أن تعلم أنه وسط الكثير من المهام الموجودة، سواء شخصية أو مهنية، يمكن أن تنظم أمورك
بالفعل بطريقة أفضل لكي تكون أكثر إنتاجية وتحقق كل ما تخطط له.
لمساعدتك في ذلك على تقسيم الوقت، خصصنا لك 10 نصائح لتقوم بأفضل تنظيم ممكن للوقت
وتكمل أعمالك والمهام التي تريد القيام بها.
.
ماذا يعني تنظيم الوقت وإدارة الوقت؟
قبل البدء من الناحية العملية، مما لا بد منه أن نتحدث قليلاً عن المعنى الذي يقوم عليه تنظيم الوقت .
هو عملية الهدف منها التنظيم والتخطيط كما يجب للوقت وتقسيمه جيداً على الوظائف والمهام التي يجب
القيام بها. أي، يقوم على تحديد أجزاء من الوقت يتم صرفها لتنفيذ كل عمل أو إجراء.
وعلى العكس مما يراه البعض في المفهوم “أن تكون مشغولاً” لا يعني بالضرورة الإدارة الجيدة للوقت أو تأدية
الأعمال من خلال إنتاجية عالية بل قد يكون العكس هو الصحيح في بعض الأحوال.
هل تريد مثالأً على ذلك؟ كم مرة شعرت فيها بالخيبة لعدم تمكنك من إتمام جميع المهام والوظائف في اليوم
ذاته؟ مع العلم أنك كنت تعمل من دون توقف؟
عندما يحدث ذلك، يكون عبارة عن إشارة عن أن تنظيم الوقت لا يعتبر الأفضل. ربما لا تصرف الوقت على
الأعمال والأنشطة التي تهم بالفعل، وتخسر بالتالي كل التركيز.
وعندما تقوم بذلك على أكمل وجه، تسمح عندها لك إدارة الوقت بتقسيم وتجزئة وقتك بطريقة أكثر ذكاءً، وبهذا
تنجز أكثر عدد ممكن من الأعمال في أقل وقت ممكن. خصوصاً في مواقف تكون فيها في عجلة من أمرك أو
تقع تحت ضغط معين.
.
ما أهمية تنظيم الوقت ؟
أن تعمل على إدارة وقتك كما يجب هو أمر يذهب إلى ما هو أبعد من مجرد أن يكون لديك الوقت المتاح أو
إتمام الأعمال اليومية بشكل أسرع.
عندما تعمل على تنظيم الوقت كما يجب بفعالية أكبر، تتمكن من القيام بكل شيء يظهر لتصل إلى الأهداف
والتوقعات التي تضعها.
بالإضافة لذلك، التخطيط لوقتك وإدارته بشكل أفضل يقدم لك العديد من المزايا والفوائد، سواء بالنسبة لحياتك
المهنية أو حياتك الشخصية. إليك بعض المزايا والفوائد الأساسية:
-ضغط أقل: عندما تتمكن من اتباع جدول زمني معين يقوم على الوظائف المحددة، وبالشكل الملائم، تشعر
بأنك تعاني من ضغط وقلق أقل.
-توفر المزيد من وقت الفراغ: عندما تعمل على إدارة وتنظيم الوقت كما يجب، تتمكن بالفعل من الحصول
على المزيد من الوقت لتقوم بالأعمال والأنشطة الشخصية المهمة.
-العمل بالمزيد من الإنتاجية: الإدارة الجيدة للوقت تساعدك على تجنب تبديد وخسارة الوقت، باعتبار أنه
يمكنك التركيز على الأعمال والأنشطة التي تهم حقاً.
-تتحسن سمعتك: سواء في الحياة المهنية أو الشخصية، سوف يتم النظر إليك على أنك شخص مبعث على
الثقة وتقوم بعملك بفعالية وجد ونشاط.
-بذل جهد أقل: إن تنظيم الوقت كما يجب يساعدك على تقليل الجهد الضروري بذله لتأدية الأعمال والمهام.
.
10 خطوات لتقوم بتنظيم الوقت كما يجب
والآن بعد أن حددت وفهمت أهمية تنظيم وادارة الوقت كما يجب، سوف تتعرف على النصائح المفيدة
التي تساعدك في ذلك.
1- ضع خطة وهدف معين
لكي تتمكن بالفعل من تحسين تنظيم الوقت أنت بحاجة إلى وضع هدف واضح يمكن الوصول إليه.
بغض النظر عن التفكير في تحسين الوقت وأن تكون أكثر إنتاجية في الأعمال الشخصية والمهنية، يجب أن
تعلم أن يكون لديك هدف واضح يساعدك بالفعل على تنظيم كل ما تحتاج إليه.
وهذا يحدث لأنه عندما تضع هدفاً تتمكن بالفعل من التفكير في طرق لتنظيم وقتك أكثر وكذلك أعمالك
للوصول إلى هذا الهدف.
لهذا السبب، حاول أن تضع أهدافاً على المدى القصير، المتوسط والطويل. بهذا يمكنك وضع الاستراتيجية
المفيدة للوصول إلى هذه الأهداف، من خلال تركيزك على فترات زمنية محددة مسبقاً للوصول إلى إتمام
كل مهمة من المهام.
من الشائع جداً أن تضع أهدافاً قد لا تكون قابلة للتحقيق، عندما تقوم بذلك، ربما تشعر بالتعب أو الإحباط
من العمل وأن تكون إنتاجياً في كل لحظة من وقتك.
.
2- ضع قائمة بالأعمال والمهام اليومية
بعد أن تحدد الأهداف، يمكنك البدء بالتفكير في الأعمال والإجراءات التي يجب عليك القيام بها للوصول إلى
تلك الأهداف.
على سبيل المثال:
إذا كان لديك بزنس اونلاين، وتريد جذب جمهوراً أكبر لصفحة المبيعات لديك، يمكنك التفكير في الأعمال
والإجراءات التالية:
-تحسين موقعك على الويب
-إنشاء مدونة
-كتابة محتويات هامة من أجل الجمهور
-إنشاء المزيد من المنشورات وطباعتها على وسائل التواصل
-إنشاء فيديوهات على قناتك في يوتيوب وغيرها من الاستراتيجيات
بعد التفكير في كل ما يجب عليك القيام به للوصول إلى أهدافك، ضع هذه الأعمال على الورق.
من المهم جداً ان يكون لديك وثيقة أو مخطط يتضمن كل ما يجب عليك القيام به. هذا سيساعدك على عدم
نسيانك لكل ما يجب عليك القيام به.
.
3- اعمل على منح الأولوية لما هو مهم وعاجل بالفعل
من خلال وجود قائمة من الأعمال والمهام في متناول اليد، يكون الوقت قد حان للقيام بما هو عاجل ومهم،
واتخاذ القرار بالأعمال والأمور التي يمكن تأجيلها.
فكر في الأعمال الأكثر أهمية للوصول إلى أهدافك، وضعها حيز التنفيذ قبل المهام الأخرى.
لهذا عندما يكون لديك كل شيء مكتوب، يصبح أسهل بكثير عليك أن تفهم ما هو المهم، وما عليك أن تتركه
لما بعد.
ولكن يجب عليك أن تلتزم الحذر لكي لا تعمل على تأجيل الأعمال والأنشطة كثيراً. إذا كنت تريد ترك كل شيء
إلى وقت لاحق، ولم تضع ترتيباً معيناً أو جدولاً زمنياً بما يجب عليك القيام به، وتضع تاريخاً لبداية ونهاية كل
إجراء، سوف ينتهي بك المطاف لعدم تحقيق أي شيء.
لهذا السبب، حتى لو كانت لديك وظيفة كبيرة جداً، لا تنسَ أن تضعها حيز التنفيذ في وقت من الأوقات من
يومك، وعن هذا بالذات سوف نتحدث الآن.
لا تشعر بالرغبة في العمل ؟ هذه الاقتراحات ستساعدك في التغلب علي ذلك
.
4- ليكن لديك تقويم
أن يكون لديك تقويم أو رزنامة للتواريخ في بداية ونهاية كل عمل أو إجراء من الإجراءات هو أمر يساعد كثيراً
على إدارة وتنظيم الوقت كما يجب. في كل مرة تضع فيها فترات زمنية، فإنك ترسل أوامر للدماغ بشكل طبيعي
ولا شعوري بحيث يتنبه إلى أن لديه أمر هام يجب إتمامه في فترة من الفترات.
من خلال ذلك، وحتى لو لديك أولويات للمهام المستعجلة والمهمة، لن تنسى بذلك أبداً المهام والأعمال الأخرى
التي يجب عليك القيام بها فيما بعد.
نصيحتنا لك هي أن تستخدم فترات الصباح من يوم الأحد مثلاً لتخطط أسبوعك كما هو، بهذا تفكر في التخطيط
فقط للمستقبل القريب، الأمر الذي يمكن أن يساعدك كثيراً على إدارة وقتك بأفضل صورة ممكنة.
بالطبع هناك بعض المهام والأعمال التي تتطلب الوقت وربما سيكون من الممكن تنفيذها بعد شهر أو أكثر،
لكن إذا عرفت على الأقل بأنها موجودة في مواعيدك، وتضعها في تقويم أو رزنامة، فعندما تقترب من تاريخ
التسليم، سوف تعلم تماماً أنه يجب عليك التحرك الآن.
.
5- قم بعمل واحد في كل مرة
لا ينفع أبداً أن تنظم مهامك وأعمالك بالترتيب حسب الأهمية، تبرمج ذلك في التقويم، إذا كنت ستقوم بكل
شيء دفعة واحدة.
كما ذكرنا في بداية هذا المقال، نعلم أنه ربما سيكون لديك الكثير من الأعمال أو المهام لتقوم بها في اليوم،
لكن، إذا حاولت القيام بكل شيء دفعة واحدة، لن تتمكن من إتمام أي نشاط من الأنشطة، وستصل إلى
المنتصف في كل عمل أو إجراء أو ستتعب كثيراً ذهنياً وجسدياً.
ولهذا السبب بالذات، يجب عليك أن تركّز على مهمة واحدة في كل مرة، وتضع كل طاقاتك بها، وبهذا تلاحظ أنه
ستتمكن من إتمام كل شيء في الوقت المحدد الذي وضعته مسبقاً وستتمكن من إنجاز مهام أخرى بطريقة
أكثر تكاملاً.
مع الوقت، سوف تلاحظ أن التنظيم والتركيز على نشاط أو عمل واحد يساعدك على إدارة وتنظيم الوقت
بشكل أفضل.
.
6- تجنب التقاعس
إلى جانب أهمية أن تقوم بعمل واحد في كل مرة، إلا أنه من المهم أيضاً ألا تدع الأعمال تتأجل إلى أوقات
لاحقة في حال كان بإمكانك القيام بها الآن.
هناك خطأ شائع جداً لدى الناس، وهو أنه لا يمكنهم أن يقوموا بإدارة جيدة للوقت ويقعون في شباك التقاعس.
التمديد في الأعمال كثيراً يجعلك لا تركّز على المهام والوظائف التي يجب عليك القيام بها.
ولهذا السبب بالذات، يجب عليك أن تفكر في الأعمال والنصائح هنا بالمجمل و مع بعض، عندما تضع فترات
زمنية لتسليم بعض المهام، حتى في أوقات وتواريخ مختلفة، فإنك تبقى في حالة عمل دائم ولا تعتقد أنه
لا يتوجب عليك القيام بأي شيء.
إذا كان لديك وقت اليوم للبدء بعمل ما والذي يجب تسليمه بعد أسبوعين، لمَ لا تبدأ به اليوم، وفيما بعد
سيكون لديك الوقت أكثر لتقوم بأعمال وأنشطة أخرى والاستعداد جيداً لبعض الأمور غير المتوقعة التي
قد تواجهك؟
.
7- نظم مكان عملك
أن يكون لديك مناخ عمل جيد ومنظم يساعدك كثيراً على إدارة وتنظيم الوقت، وهذا لأنه في مكان عام منظم،
لن تضيع الوقت وأنت تبحث عن أمر ما يجب القيام به.
ولهذا السبب، حتى لو كنت سيد عملك الشخصي، يجب أن يكون لديك حيز مخصص لممارسة الاعمال والمهام
يتعلق بالبزنس.
في هذا المناخ أو الوسط، ضع كل ما تحتاج إليه على مدار اليوم، مثل الحاسوب، الهاتف، دفتر لتدوين
الملاحظات، الأقلام، وإذا كان ذلك ممكناً، ضع بجانبك فنجاناً من القهوة أو قارورة ماء.
.
8- قم ببعض الاستراحات
حتى مع وجود الكثير من الأعمال والانشطة التي يجب عليك إتمامها، من المهم جداً أن تفهم أنك تحتاج أيضاً
للوقت لترتاح.
نعلم أن الكثير من الناس، خصوصاً عندما يكون لديهم الكثير من الأعمال والمهام، يفكرون في أنه من الضروري
العمل من دون توقف طوال الوقت. لكن هذا هو مؤشر كبير على أنك لا تقوم بالإدارة الصحيحة لوقتك.
بالإضافة لذلك، لا يمكننا اعتبار ذلك أمراً انتاجياً، حيث أن شخصاً يجري بجسد وعقل متعبين لا يمكنه أبداً إنتاج
الكثير من الأمور.
ولهذا السبب أنه يتوجب عليك إجراء استراحات أثناء المهام ولا يجب عليك أن تنسى أن تنام جيداً في كل يوم.
هناك تقنية تُستخدم بكثرة في هذا المجال من قبل العديد من العاملين، وهي تقنية بومودورو، لاستخدام مثل
هذه التقنية، تحتاج فقط إلى وجود مؤشر، ويمكن أن يكون هاتفك الخليوي ذاته.
هذا يمكن أن يكون طريقة جيدة جداً لتنظيم وقتك بشكل أفضل، ولتتمتع بالمزيد من الإنتاجية. تذكّر أن تقوم
بتحديد كل مرحلة من هذه المراحل على أنها قد تمت، واستخدم نصائحنا هنا معاً ولا تبدأ بعمل أو إجراء آخر
دفعة واحدة. انتظر إتمام العمل قبل البدء بالآخر.
.
9- تجنب الأمور التي تجعلك تشتت انتباهك
هذه النصيحة مهمة جداً وخصوصاً لمَن يعمل من البيت. فمن السهل جداً أن تخلط بين أوقات العمل و أوقات
تأدية المهام المنزلية الأخرى.
بالإضافة لذلك، هناك أيضاً بعض مصادر التسلية التي قد تنتزع منك انتباهك، مثل التلفاز، الأولاد، الأقارب،
الأصدقاء، وحتى الحيوانات الأليفة التي يمكن أن تلهيك و تجعلك تتوقف عن ممارسة أعمالك التي خططت لها
في يوم من الأيام.
الإنترنت أيضاً هي عامل يمكن أن يسبب ضياع الوقت، وحيث يبدو هذا الترفيه مستمراً، سواء على شكل وسائل
التواصل الاجتماعي، الفيديوهات واليوتيوب وحتى المقالات والمواقع على الويب.
إذاَ حاول أن تتجنب ترك حساباتك على وسائل التواصل نشطة طوال الوقت بينما تعمل اونلاين، وعندما تكون
في المنزل، حاول أن تنبه جميع مَن معك في البيت أنك تعمل الآن، بهذا لا يقاطعك أي شخص أثناء تأدية عمل
أو نشاط هام.
.
10- أدرك تماماً اللحظة التي يجب عليك أن تقول “لا”
من المهم جداً ان تعرف متى تقول “لا” لبعض الأعمال أو الأنشطة التي تعتبرها غير ضرورية.
على سبيل المثال:
لنفترض أنك تعمل مع أشخاص آخرين وعندها يأتي أحد الناس ويريد أن يعقد معك اجتماعاً للتحدث عن
موضوع معين والذي تعتقد أنه يمكن حل ذلك بمجرد إرسال ايميل، إذا كان ذلك حالك، اقترح عليك أن يرسل لك
المعلومات التفصيلية بالإيميل، ووضح له أن الأمر لا يستدعي عقد اجتماع! هذا في الحقيقة نوع من أنواع إدارة
وتنظيم الوقت !!
عندها ستلاحظ أن يومك سيساعدك على إنجاز الكثير من الأعمال عندما تبدأ بالقول لا لبعض الأنشطة
والأعمال التي لا تعتبر إلزامية في تلك اللحظة.
في حال كنت المسؤول عن عملك الخاص، ولديك الناس ليعملوا معك، تتعلم إسناد المهام إليهم. لن تحتاج إلى
القيام بكل شيء بمفردك، من المهم أن تعثر على عاملين جيدين لتعمل معهم.
