الاجتماعات الطويلة والتي ليس لها مغزى واضح، قد تتسبب في قتل الإنتاجية والإبداع في أي شركة، وهذا ما أدركه ثلاثة مديرين تنفيذيين
في شركة جوجل، فقرروا تغيير الأمر تمامًا في شركتهم الناشئة.
قرر المسؤولون الثلاثة لشبكة “Beeswax” الناشئة في مجال التكنولوجيا الإعلانية اتباع نهج مغاير تمامًا عن ذلك الذي استخدموه عندما كانوا
مسؤولين تنفيذيين في شركة جوجل.
قال شميم صمادي، كبير مسؤولي المنتجات في الشبكة، إنهم عملوا على عدم عقد اجتماعات طويلة، لأن هذا الشيء بالتحديد كان أكثر ما جعلهم
يشعرون بالملل.
.
تحديد الأمور المهمة
وتابع: “لهذا السبب فنحن نحاول التفكير في كل شيء قبل الاجتماعات، وتدوين الأشياء المهمة، حتى نتكمن من التركيز على الأمور الهامة ونحقق
هدفنا من الاجتماع في النهاية، كما أننا نعقد اجتماعات عندما يكون علينا اتخاذ قرارات هامة، ووضع الأمور في نصابها”.
أسس المديريون التنفيذيون الثلاثة شركتهم الناشئة عام 2015، والتي توجد في مانهاتن، وتنتج برامج تساعد جهات التسويق على تقديم العروض
والأسعار المناسبة، وفي خلال 3 سنوات، كبرت الشركة وبات عدد موظفيها 55 شخصًا.
وقال رام رنجاسوامي، كبير المسؤولين الفنيين في الشركة، إن إدارة فريق بهذا الحجم أجبر المديرين التنفيذيين على التكيف مع الأمر بسرعة.
ويقول رنجاسوامي: “لقد قمنا بهذا لفترة طويلة بما يكفي لدرجة أن هناك أشياء معينة نفهمها حول الأعمال والتجارة بشكل جيد، ما يجعلنا قادرين على
اتخاذ القرارات بشكل أسرع”.
وتابع: “هذا هو الشيء الذي أجمعنا عليه كلنا في الاجتماعات، فكنا كلنا نركز للغاية ونعمل على تحقيق النتيجة”.
ويثني الخبراء في كل مكان على النهج الذي تتبعه شركة Beeswax لعقد الاجتماعات.
.
اجتماعات أكثر فعالية
وذكرت مجلة هارفارد بيزنيس ريفيو، في تقرير نشرته عام 2015، أن الاجتماعات الأكبر غالبًا ما تكون أقل فعالية من الاجتماعات الأصغر.
وقال أحد الخبراء إن مدة الاجتماعات يجب أن تكون محددة، وألا تزيد على أربعة أو خمسة أشخاص، لضمان حصول كل منهم على فرصة من
أجل التحدث.
ويتبع الملياردير جيف بيزوس، أغنى رجل في العالم، مؤسس شركة أمازون، نهجا مماثلا ويُسمى قاعدة “فطيرتي البيتزا”، والتي تنص على أنه لا ينبغي
عقد اجتماع مع أشخاص لا يمكن إطعامهم كلهم بفطيرتي بيتزا.
وكذلك قالت أنيت كاتينو، الرئيسة التنفيذية لتحالف شبكة QualCare وصحيفة نيويورك تايمز، إن وضع جدول أعمال واضح للاجتماعات كان عنصرًا
حاسمًا لتجنب إهدار وقت الموظفين.
وأضافت: “إذا لم يكن أمامي جدول أعمال واضح سأغادر الغرفة فورًا، لأنني إذا لم أعرف ما الذي سيركز عليه الاجتماع، فلا يوجد أي سبب لعقده”.
