لا شكّ أنّك وجدت نفسك في يوم من الأيام واقعًا تحت ضغط شديد، وتمنيّت لو كان باستطاعتك إضافة ساعات أخرى إلى

يومك. لكن هذا مستحيل، إذ لديك في اليوم الواحد أربع وعشرون ساعة فقط، وأمامك خياران لا ثالث لهما لزيادة إنتاجيتك:

إمّا أن تخصص مزيدًا من الوقت في العمل، أو تتبع استراتيجية أكثر ذكاءً في العمل. ولا شكّ أنّك تفضل الطريقة الثانية

بالطبع. زيادة الإنتاجية في العمل ليست علمًا معقدًا، فكلّ ما تحتاج إليه هو إدارة وقتك بشكل صحيح لتتمكن من إنجاز أكبر

قدر ممكن من المهام خلال اليوم. وسنتناول في مقالنا هذا 9 استراتيجيات بسيطة وفعّالة في نفس الوقت لزيادة إنتاجيتك. 

.

1-فرغ كل ما في داخل عقلك

مع العديد من الأفكار في رأسك، والمهام التي تتلقاها من مديرك، وما تخطط للقيام به لتنفيذ هذه المهام، بالإضافة لما

تفكر فيه بخصوص حياتك الشخصية يصبح عقلك ملئ بالأفكار الكثيرة المشوشة التي تحتاج لترتيب وتنظيم.

وما يزيد الأمر صعوبةً، هو أن بعض الأشخاص مصابون بمتلازمة نقص الانتباه وفرط النشاط (ADHD)، وفي حالة هؤلاء

الأشخاص تتدفق الكثير من الأفكار برؤوسهم، وقد تؤدي لصرف انتباههم عما يفعلونه.

الحل في هذه الحالة هو تفريغ عقلك، تفريغ كل الأفكار التي تدور في رأسك حتى لا تلاحق عقلك طوال وقت العمل، يمكن

أن تقوم بكتابة هذه الأفكار في ورق أو مستند على جهاز الحاسوب، أو تطبيق للملاحظات مثل Google Keep.

شديد، وتمنيّت لو كان باستطاعتك إضافة ساعات أخرى إلى يومك. لكن هذا مستحيل، إذ لديك في اليوم الواحد أربع

وعشرون ساعة فقط، وأمامك خياران لا ثالث لهما لزيادة إنتاجيتك: إمّا أن تخصص مزيدًا من الوقت في العمل، أو تتبع

استراتيجية أكثر ذكاءً في العمل. ولا شكّ أنّك تفضل الطريقة الثانية بالطبع.

زيادة الإنتاجية في العمل ليست علمًا معقدًا، فكلّ ما تحتاج إليه هو إدارة وقتك بشكل صحيح لتتمكن من إنجاز أكبر

قدر ممكن من المهام خلال اليوم .

.

2- تتبّع المدة التي تقضيها في أداء مهامّك 

قد تظنّ بأنك قادر على تتبّع المدة التي تقضيها في إنجاز كلّ مهمّة من مهامك في العمل بدقّة، لكنّ الواقع أنّ نسبة

ضئيلة من الناس قادرون على ذلك بالفعل. لذا لا ضير من الاستعانة ببعض الأدوات التي تسهم في تحديد المدة التي

تقضيها في العمل على كلّ مشروع من مشاريعك. يمكنك على سبيل المثال الاستعانة ببرنامج Rescue Time لإدارة الوقت

والمهام، والذي يمكنه أن يحدّد لك المدة التي تقضيها في إنجاز المهام اليومية بما في ذلك البريد الإلكتروني، وسائل

التواصل الاجتماعي وغيرها من التطبيقات والبرانج المختلفة 

.

3- تجنب تعدد المهام Multi-tasking

قد تكون سمعت عن هذا المصطلح من قبل في بيئة العمل أو من قِبل الخبراء. في تعدد المهام يقوم الشخص بالتبديل

بين المهام، يقوم بإنجاز جزء من مهمة دون إكمالها ثم يتركها وينتقل لمهمة أخرى بعدها، وهكذا يقفز بين المهام.

هناك فئة من الناس تعتقد أن تعدد المهام هو نقطة قوة لهم، ولكن في الحقيقة ضرر تعدد المهام أكبر من نفعه، تعدد

المهام يسبب قصور في الإنتاجية، حيث تتواجد بكامل تركيزك في مهمة معينة وفجأة تتركها وينقطع حبل أفكارك. بدلًا من

ذلك ركز على مُهمة واحدة وأعطها الوقت المناسب ثم انتقل لأخرى.

تجنب تعدد المهام سيوفر عليك الوقت الذي يذهب هباءًا في التنقل بين المهام، واستعادة التركيز في كل واحدة منها.

.

4- خذ استراحات منتظمة

قد يبدو لك هذا الأمر غير منطقي، فكيف تسهم الاستراحات في جعلك أكثر إنتاجية؟ لكنه أمر صحيح، حيث أنّ أخذ استراحات

قصيرة منتظمة خلال المهام الطويلة يسهم بشكل كبير في الحفاظ على التركيز ومستوى الأداء، بعكس ما يؤدي إليه العمل

لساعات طويلة دون انقطاع من تراجع القدرة على التركيز والعمل بنفس المستوى.

.

 

5- اخلق بيئة خالية من المشتتات

لا يمكن لأي شخص أن يُنكر حجم المشتتات في حياتنا، فقد أصبحت حياتنا شاشات في العمل وشاشات في المنزل،

إشعارات الهاتف مثل تعليقات وقصص وسائل التواصل الاجتماعي (التي أعتبرها لصوص لوقتنا إذا لم ننتبه لحجم تصفحنا

لها)، تحديثات البريد الإلكتروني، دخول وخروج أي شخص في حال كنت تعمل في المكتب وزملاؤك من الموظفين.

.

6- نظم أولوياتك

لديك مهام كثيرة متنوعة، وتتطلب منك مجهود متفاوت؟ ومن منا ليس كذلك. تنظيم الأولويات هو الحل والاستراتيجية

الناجحة التي تسهم في كيفية زيادة الإنتاجية في العمل، والتي أثبتت صحتها لسنوات طويلة مع قادة العالم من كل مكان.

كيف أنظم أولوياتي ومهامي في العمل؟

تحتاج أولًا أن تدرك أن المهام مختلفة في المجهود التي تحتاجه، في وقت التسليم، ومدى أهميتها لك. وهنا يمكنك أن

تستعين بمصفوفة الأولويات لآيزنهاور والتي تنقسم كالتالي:

 

وإليك شرح لكل نوع من المهام:

1. عاجل ومهم: هي مهمة لابد من القيام بها في الحال، ولا تستدعي تأجيلها على سبيل المثال مهمة طلبها منك رئيسك

في العمل، ولابد أن تُسلمها بعد ساعة.

2. مهم وغير عاجل: هي مهمة لابد من القيام بها اليوم أو الأيام القادمة على سبيل المثال، ولكن ليس الآن، وسيكون

من الأفضل أن تقوم بجدولتها لوقت مناسب، أو عندما تصبح خالي الذهن لها.

3. عاجل وغير مهم: هي مهمة لابد أن تتم الآن ولكنها غير مهمة، بالتالي من الأفضل أن تقوم بتفويضها لشخص. على

سبيل المثال: يقوم بعض المدراء بتفويض هذا النوع من المهام لأفراد الفريق حتى يتعلموا القيام بها أو يتعلموا

مهارة معينة.

4. غير مهم وغير عاجل: وهي مهمة يمكنك أن تتخلص منها لعدم أهميتها، حيث أن ما يجب أن تلتفت له هو المهام

المهمة، أو بمعنى آخر المهام التي قد تتضرر من عدم القيام بها.

.

7- ضع مواعيد نهائية والتزم بها

على الرغم من أننا عادة ما نرى التوتر على أنه شيء سيء يؤثر سلبًا على الإنتاجية، إلاّ أن وجود مستوى مقبول من التوتر قد

يعطي نتائج عكسية ومذهلة. ويمكنك استحداث هذا النوع من التوتر من خلال وضع مواعيد نهائية لتسليم المهام والإلتزام

بها. ستتفاجأ بمدى التركيز والإنتاجية التي تحققها في حال كنت تعمل ضمن إطار زمني محدّد. 

.

7-قم بعمل لوحة مهام من الورق اللاصق (Sticky Notes)

إذا كنت تنسى مهامك باستمرار مما يقلل من إنتاجيتك في العمل، فهناك حل بسيط، أحد الخبراء في جامعة ستانفورد يقترح

أن تضع لوحة مهام أمام مكتبك وكل مهمة على ورقة لاصقة (Sticky Note).

ويمكن أن تجعل كل مهمة بلون، وهذه الألوان مستندة لتصنيف محدد مثل مدى صعوبة أو سهولة المهام، المدة الزمنية

اللازمة لإنجازها، موعد التسليم النهائي.

.

8-أطفئ جميع التنبيهات

لا يمكن لأحد أن يقاوم التنبيهات التي تصلنا على أجهزتنا الإلكترونية المختلفة، سواءً كانت معلنة عن بريد إلكتروني جديد،

أو رسالة نصية أو إشعار على صفحتنا على الفيسبوك. وما تظنه من أنّ تفقّد مثل هذه التنبيهات لن يكلفك سوى دقائق

معدودة سيؤدي في النهاية إلى تراجع إنتاجيتك بشكل كبير. لذا احرص أثناء ساعات العمل على إطفاء جميع التنبيهات

ومصادر تشتيت الانتباه، وهذا جزء من عملية التحكم بحياتك وعدم السماح للظروف الخارجية بتحديد طريقة سير يومك.

.

9- ضع مواعيد نهائية والتزم بها

على الرغم من أننا عادة ما نرى التوتر على أنه شيء سيء يؤثر سلبًا على الإنتاجية، إلاّ أن وجود مستوى مقبول من التوتر قد

يعطي نتائج عكسية ومذهلة. ويمكنك استحداث هذا النوع من التوتر من خلال وضع مواعيد نهائية لتسليم المهام والإلتزام

بها. ستتفاجأ بمدى التركيز والإنتاجية التي تحققها في حال كنت تعمل ضمن إطار زمني محدّد. 

.