تتركز خدمة العملاء في المؤسسات، على مدى توافر القدرة والكفاءة لمعالجة مشكلات العملاء وتأمين متطلباتهم.

ومن خلال إصلاح مختلف المواقف بنجاح، ومعالجة ما يطرأ من تغيرات على مستوى الخدمات المقدمة، تتحسن العلاقات مع العملاء إجمالاً، وترتفع

مستويات الرضا لديهم. وهذا يتضمن العديد من الخطوات:

.

1. الاعتذار:

يجب أن يكون اعتذاراً حقيقياً وليس مزيفاً تبدو عليه المجاملة.

.

2. مراجعة واستعراض الشكوى مع العميل:

اعمل على تحويل العميل إلى استشاريي وخبراء خدمة العملاء. وافسح المجال أمامه لشرح التجربة التي تعرض لها خلال تلقيه للخدمة حسب وجهة

نظره، ورأيه حول الأمور الواجب فعلها لمعالجة المشكلة.

.

3. إصلاح المشكلة ومتابعتها:

وهذا من خلال إصلاح المشكلة خلال20 دقيقة كحد أقصى, كما عليك متابعة المسألة بعد معالجتها، إذ إن ذلك يظهر اهتمامك وتقديرك للعميل.

.

4. توثيق المشكلة تفصيلياً

لأن ذلك يتيح معالجة الخلل بشكل دائم، من خلال تحديد توجهات العميل.

وهنا ينبغي الحديث أيضاً، عن طبيعة المخاطر التي قد يواجهها موظف خدمة العملاء عند تطبيق الخطوة الأولى، ألا وهي “الاعتذار”؛ إذ يجب أن يبدو

صادقاً وصريحاً.

.
ومع ذلك، قد تنطوي الاعتذارات الصادقة والصريحة على مأزق محتمل، إذ عندما يسمع الموظفون بأن مديرهم تحيّز لأحد العملاء، فلا تتوقع منهم أن

يكونوا راضين عن ذلك، لأنهم سيظنون بأن اللائمة في ذلك تقع عليهم، وهذا رد فعل طبيعي.

فيما تقع المسؤولية هنا على عاتق المدير بالدرجة الأولى، إذ عليه أن يخبر موظفيه مسبقاً بأن كل من يتعامل مع أحد العملاء الغاضبين، يتوجب عليه

التعاطف معه وترجيح وجهة نظره في المسألة والانحياز له أثناء ذلك, وهذا مهم وجوهري لاستعادة رضا العميل عن مستوى الخدمات المقدمة.

لذلك، ينبغي عليك بوصفك مديراً تخصيص جزء من وقتك للموظفين، للتوضيح لهم بطريقة موضوعية بأن العميل قد يكون محقاً في مطالبه. وبغض

النظر عن أي اعتبار آخر، فإنه هو من يدفع رواتب الموظفين أولاً وأخيراً.