سجلت إجمالي تكلفة ضياع البيانات في المشاريع الكبرى والمتوسطة والصغيرة أكثر من تريليون دولار.

قصة «كليف سميد» و «بول ويست» من بين أشهر قصص فقدان بيانات المشاريع والتي ترسخ مدى أهمية الاحتفاظ بتاريخ الشركة.

وبدأت القصة عندما قررت شركة «كليف سميد» و «بول ويست» فصل موظف يعمل بها عن بعد، وقبل أن يسلم الموظف عهدته من ملفات وبيانات

الشركة أصيب جهاز الحاسب الآلي الخاص به بعطل كبير إلى حد جعل من المستحيل العثور على المواد الخاصة بالشركة والمسجلة عليه أو استعادتها،

ما تسبب في ضياع بيانات وتفاصيل هامة عن مشروع كبير.

ولم ينس كل من «ويست» و «سميد» مدى ما للمعرفة المفقودة من أثر على معدل الإنتاج، فأصبح لديهم 34 موظفا في شركتهما يسجلون التقارير

والرسائل في بوابة مركزية.

وأصبحت الشبكة الدولية للمعلومات «الإنترنت» لديها الحل السحري لرواد الأعمال من خلال مساندة الشبكات الخاصة بالمشروعات والشركات، كما

أصبح عدد كبير من أصحاب المشاريع يدركون مدى أهمية الحفظ الإضافي لبيانات ومستندات استثمارتهم على الشبكة الدولية.

ومن أبرز الجوانب التي يتعين مراعاتها عند اتخاذ قرار الحفظ الإضافي على الشبكة الدولية اتباع التالي:

.

أمان المعلومات

– تأكد من أن من يقدم هذه الخدمة لك يستطيع تقديم البيانات المفصلة عن كيفية نقل المستندات والبيانات من وإلى موقع الحفظ وضمان أمانها في موقع

الحفظ، ومقدم الخدمة الجيد يدخل تشفير للموقع كما أنه يوفر المعايير الخاصة بالتحكم في الدخول للموقع.

.

سرعة استخراج المستندات

يجب أن تعرف مدى سرعة استعادة الملفات والمستندات المحفوظة إذا فقدت منك لأي سبب، وإذا ما كانت هناك مستويات متعددة للأنواع المختلفة من

المستندات، ولابد أن تعرف بالضبط الوقت الذي يستغرقه الوصول إلى أهم مستنداتك في موقع الحفظ الإضافي حال ضياعها من شبكة شركتك.

.

مستوى الخدمة

يجب أن يتسم مقدم الخدمة بالسرعة في تناول الطلبات الخاصة باستعادة المستندات والمعلومات والضمانات المتوفرة، ويجب أن يوضح كل ذلك كتابيًا

في العقد الذي يتم بينك وبين مقدم الخدمة.

.

المسئوليات المالية

حدد تفاصيل المسئولية المالية، لتحدد المسئول حال ضياع المستندات وفشل نظام الحفظ الإضافي في استعادتها أو إذا جاءت الملفات مخربة.

والأفضل أن يكون لديك نظام للحفظ الإضافي لعملية الحفظ الإضافي backup for backup وأصبح ذلك في المتناول نظرًا لانخفاض التكلفة في هذا

المجال، فليس هناك ما يمكن أن يربك العمل ويهدر الجهد ويستهلك الوقت والمال أكثر من ضياع المستندات.