عندما يسألني أحدهم عن طريقةٍ لتحسين العمل الجماعيّ والتناسق بين أعضاء الفريق فإنني أقترح عمليةً بسيطةً جداً وفعّالة أدعوها “بناء الفريق دون
تضييع الوقت Team building without time wasting “. تتألف العملية من هذه الخطوات:
.
أوّلاً: كيف هو أداؤنا الحالي؟ وأين ينبغي أن نكون؟
في اجتماعٍ لأعضاء الفريق اطلب من كل عضو وضع تقييمٍ يجيب على هذا السؤال:
– في القيام بعمل الفريق كيف ترى مستوى أدائنا الحاليّ؟
– وما المستوى الذي تظن أنّه ينبغي علينا أن نكون فيه؟
دع كل عضوٍ يسجّل إجابته كتابةً على ورقة. ثم اطلب من أحد أعضاء الفريق أن يجمع الأوراق (الخالية من الأسماء) ثم يضع الدرجات المقدّرة
في لائحةٍ مستقلّة.
في تجربةٍ ضمت أكثر من ألف فريق وباعتماد مقياس يتصاعد من 1 إلى عشرة كان متوسط العلامة المقدّرة لإجادة العمل الجماعيّ 5.8، وكان
متوسّط المستوى المنشود 8.7.
ثانياً: ماذا ينبغي أن نفعل؟
بافتراض وجود فجوةٍ بين “كيف هو أداؤنا كفريقٍ الآن؟” وبين “كيف ينبغي أن يكون أداؤنا كفريق؟” اطلب من كل عضو تدوين سلوكين مهمّين يعتقدُ
أنّ تطويرهما لدى أعضاء الفريق سيؤدّي إلى تقليص الفجوة ويحسّن العمل الجماعي.
لا تذكروا أشخاصاً، المطلوب تدوينُ سلوكيات وحسب! مثل: إصغاءٌ أفضل، ترسيم أهداف أوضح.
وبعدئذٍ دوّن السلوكيات المقترحة على لوحة كبيرة واطلب من أعضاء الفريق أن ينتقوا منها ما يعتقدون أن له أكبر تأثير إيجابيّ منشود.
.
ثالثاً: فلنشاهد أنفسنا بعيون مختلفة
اطلب من كل عضو في الفريق إجراء لقاءٍ ثنائيّ مباشر one-on-one meeting مع كل واحد من الأعضاء الآخرين لمدة ثلاث دقائق. (افعلوا ذلك
وأنتم وقوف، ونظّموا التبديل بين الأعضاء جميعاً).
في هذه اللقاءات يسأل كل شخص الآخر: “من فضلك، اقترح تغييراً أو اثنين إيجابيين يمكنني القيام بها شخصياً لجعل العمل الجماعي في فريقنا كلّه
أكثر فاعلية”
ثم اجعل كل شخصٍ ينتقي سلوكاً معيناً للتركيز على تحسينه.
.
رابعاً: ثمّ ماذا نصنع بما نسمع؟
ابدأ عملية متابعة شهرية منتظمة follow-up process يقوم فيها كل عضوٍ باستفتاء الآخرين وطلب اقتراحاتهم بشأن مواصلة التحسين بناءً على
سلوكه المشاهد في الشهر الماضي.
ينبغي أن تركّز هذه المحادثات على نواحي التطوير المحدّدة لكل فرد، إلى جانب الاقتراحات العامة حول جعل أنفسنا أعضاء فريق أفضل.
وعند طلب آراء الزملاء أعضاء الفريق فإنّ القاعدة السارية على الجميع هي:
– يجب على من يتلقّى الأفكار ألاّ ينتقدها ولا يحكم عليها. ينبغي أن يصغي وحسب ثم يشكر الناصحين.
– وأمّا من يقدّم الأفكار والمقترحات فيجب عليه أن يركّز على المستقبل لا على الماضي. (*)
من خلال أبحاثي، رأيت أن الفرق التي تمارس هذه العملية الفعّالة تحقّق تطوراً كبيراً في وقتٍ قصيرٍ لا تكاد تصل إليه الفرق الأخرى التي تنفق ساعاتٍ
أو أياماً في أنشطة “بناء الفريق” التقليدية.
